Vier valkuilen bij de integratie van software en een tip om ze te vermijden

Je wilt als bedrijf met nieuwe software zoals een ERP-pakket werken? Dan moet je twee zaken doen: implementeren en integreren. Helaas zien we dat het bij dat laatste vaak mis loopt. Nochtans is deze stap cruciaal om je software volledig tot zijn recht te laten komen. Slecht geïntegreerde toepassingen zorgen voor tijdsverlies in plaats van winst, drijven kosten voor innovatie de hoogte in en creëren frustraties bij je partners. Daarom lijsten we hieronder vier veelvoorkomende valkuilen op en geven we je één grote tip om er niet in te trappen.

Valkuil 1: de integratie niet voldoende aandacht geven

Voor veel bedrijven lijkt de kous af na de implementatie en gaan ze ervan uit dat integratie wel op een, twee, drie in orde is. Er wordt dan ook weinig aandacht, budget en tijd voor uitgetrokken. Toch vraagt een degelijke integratie best wat inspanning. Er is de technische mapping en communicatie tussen je verschillende softwarepakketten, er moet informatie worden verzameld over de vereisten voor jezelf en klanten, en er is een grote rol weggelegd voor testen. Je mag dus niet uit het oog verliezen dat integratie even veel tijd zal vragen als implementatie. Voor wie een exacte schatting van timing wilt, zijn er tal van formules en methodes beschikbaar die je een duidelijke richtlijn geven.

Valkuil 2: niet genoeg testen

Vaak worden de integratie en de software niet grondig genoeg getest voor ze echt in de organisatie worden ingezet. Wie dat niet doet, komt achteraf voor vervelende verrassingen te staan omdat ze bijvoorbeeld merken dat bepaalde data niet juist doorstroomde naar software X. Technisch moet er dus heel wat getest worden. Zit de mapping juist? Communiceert alles mooi met elkaar? Het testen gaat ook voorbij het zuiver technische. Je gaat best na hoe de output moet worden gestructureerd, bijvoorbeeld welke gegevens op een factuur moeten komen. Dat gebeurt best in overleg met partners en business.

Valkuil 3: niet denken aan wat je partners nodig hebben

Je software staat klaar, alle data verschijnt mooi in een overzicht, je drukt op een knop en krijgt een melding dat je factuur is verzonden naar je klant of partner. Klaar is kees, denk je dan. Vaak wordt vergeten dat wat uit je software komt ook voor de andere partij bruikbaar moet zijn. Je stuurt bijvoorbeeld een invoice in een nieuw formaat, dan vraagt dat van je partner of klant nog wat ontcijfer- en layoutwerk om die aangepaste structuur te vertalen en mappen naar de juiste velden in zijn systeem zodat die juist wordt geïnterpreteerd. Het is dus belangrijk dat je nadenkt over hoe je data er aan de klantkant uit komt en of het veel inspanning vraagt van hen. Zo niet kan dat zorgen voor frustraties en verzuurde relaties.

Valkuil 4: partners niet overtuigen om mee te werken aan het traject

In valkuil drie zeiden we al dat je moet denken aan wat je partners nodig hebben. Dat kan je dus enkel doen met hun input. Ook voor de andere valkuilen is dit essentieel. Toch is dat niet de eenvoudigste klus en loopt het hier dus vaak fout. Je klant krijgt namelijk hoe dan ook een factuur. Of die nu uit een nieuw systeem komt of niet, heeft voor hem eigenlijk weinig belang. Voor hem is meewerken om te zorgen dat alles mooi geïntegreerd is dus geen prioriteit. Bovendien durven bedrijven wel al eens vergeten om hen actief in het traject te betrekken. Zo weten hun partners en klanten de voordelen van de nieuwe software voor hen niet en zijn ze niet geneigd om te helpen.

De heilige graal die je helpt deze valkuilen te vermijden: communiceren

Al deze valkuilen kunnen vermeden worden door voldoende te communiceren met alle stakeholders. De eerste twee valkuilen kan je vermijden door intern het belang van de integratie te benadrukken en welke nadelen eraan verbonden zijn, wanneer er niet voldoende tijd aan besteed wordt. Vertel duidelijk wat er moet gebeuren en gebruik een bewezen inschattingsmethode voor een indicatie van de hoeveelheid werk, tijd en budget het zal kosten.

Goed overleg is pas echt essentieel bij de laatste twee valkuilen. Door van het begin in gesprek te gaan met je partner of klant zorg je ervoor dat je op één lijn zit op vlak van dataformaat en de gebruikte technologieën. Hen motiveren om mee te werken is dan weer een kwestie van de voordelen voor hen helder uit te leggen. Zo kan je bijvoorbeeld duidelijk maken dat je in plaats van twee facturen met elk 50 lijnen nu één document kan maken met 100 regels. Om er voor te zorgen dat je bij overleg met je partner op één lijn zit, maakten we een overzicht in Excel van alle specificaties die je met hen kan overlopen en moet afstemmen. Die kan je hieronder gratis downloaden.

Download nu gratis onze Excel

Om er voor te zorgen dat je bij overleg met je partner op één lijn zit, maakten we een overzicht in Excel van alle specificaties die je met hen kan overlopen en moet afstemmen. Wanneer de afspraken duidelijk zijn rond het dataformaat en de gebruikte communicatietechnologie, loopt de integratie van je software gegarandeerd een stuk vlotter.

todo

Uw naam (verplicht)

Uw e-mailadres (verplicht)

We houden rekening met uw privacy. Om uw aanvraag op te volgen, worden uw gegevens opgeslagen. Zonder uw akkoord voegen we u echter niet toe aan onze verzendlijst voor direct marketing per e-mail. Meer informatie over wat we met uw gegevens doen, staat in onze privacyverklaring.